La gestion des événements n'est pas un fait nouveau. En fait, elle a déjà existé depuis les pyramides égyptiennes. Saviez-vous que la première organisatrice d'événements connue était Cléopâtre ? Ses fêtes somptueuses n'auraient pas été possibles sans l'aide d'un grand nombre de personnes (ou, dans son cas, des esclaves et des serviteurs). Et d'une certaine manière, ils ont réussi à faire tout cela sans la technologie moderne. Organiser un événement d'Entreprise est une tâche difficile, qui demande beaucoup de travail. Ne laissez personne vous dire que ce n'est pas le cas. Qu'il s'agisse du lancement d'un produit, d'une conférence ou de la réception d'un client, il faut déployer beaucoup d'efforts pour régler tous les détails, en respectant le calendrier et le budget. Et c'est pourquoi il est totalement inutile de croire à des vérités douteuses sur l'organisation d'événements. Non seulement elles sont erronées, mais elles peuvent vous empêcher d'améliorer votre événement et le faire capoter. Voici six de ces prétendus faits sur l’organisation d’événement et comment les éviter.
1. Une personne peut organiser un événement
Il est très peu probable qu'une seule personne puisse gérer à elle seule tous les éléments qui entrent dans l'organisation d'un événement d'entreprise. En fait, plus l'événement est important et complexe, plus vous aurez besoin d'aide pour le mettre en place et le réussir. Bien sûr, un gestionnaire d'événements peut coordonner les efforts de chacun et prendre toutes les décisions importantes. Mais vous aurez besoin de l'aide de spécialistes, internes ou externes, pour gérer différents aspects, et atawa.com saura vous venir en aide.
2. Les événements d'entreprise doivent être formels
Les bureaux ont la réputation d'être des lieux de travail sérieux. Il n'est donc pas étonnant que la même courtoisie s'applique aux événements d'entreprise. Dans le passé, les grandes conférences formelles étaient la norme. Mais ce n'est plus le cas au XXIe siècle. Si vous souhaitez évidemment que votre événement soit professionnel, cela ne veut pas dire que son format ne peut pas être décontracté. Peut-être même un soupçon de fantaisie et, qui plus est, d'amusement. Que diriez-vous d'un pavillon somptueusement décoré au lieu de la chambre d'hôtel habituelle ?
3. Pas besoin de planifier l'événement avec une précision méticuleuse
Faux ! C'est exactement ce dont vous avez besoin. De nombreux organisateurs essaient de gérer l'événement sans trop se soucier de la durée des différentes sessions ou pauses. Il en résulte inévitablement un chaos, les délégués ne sachant pas quoi faire et quand le faire, et les orateurs ne sachant pas exactement de combien de temps ils disposent.
Une approche professionnelle vous permet de planifier un itinéraire strict avec un calendrier d'événements, comprenant des pauses déjeuner, des pauses et des événements en soirée si nécessaire.
4. L'emplacement n'a pas vraiment d'importance
C'est peut-être le plus grand mythe de tous. En fait, c'est le contraire qui est vrai. Trouver le bon lieu peut être le secret d'un événement d'entreprise réussi qui restera dans les mémoires. Tout commence là. Le lieu est la base pour établir tout ce qui va se passer pendant l'événement. De plus, il doit pouvoir répondre à tous vos besoins. Que vous choisissiez un club de luxe, un jardin privé ou un bâtiment historique, ne lésinez pas sur les recherches et assurez-vous de pouvoir impressionner tout le monde.
5. Vous n'avez pas besoin d'un plan B
Se fier uniquement à son plan initial est dangereux. Vous vous souvenez de la loi de Murphy ? Celle qui dit : "Si quelque chose peut mal tourner, ça va mal tourner" ? Vous devez évidemment vous assurer que vous avez vérifié et revérifié tous les éléments de votre liste, mais n'oubliez pas que rien n'est jamais garanti. Même l'événement le plus méticuleusement planifié peut tourner mal au moment où vous vous y attendez le moins. Il y a une tempête, et vous êtes laissé dans le noir. Votre interprète principal se désiste à la dernière minute, parce qu'il a une laryngite. Il y a un retard dans l'impression des documents de marketing. Quoi qu'il en soit, vous avez besoin d'un plan de secours. L’on ne sait jamais.
6. Une fois l'événement terminé, il n'y a plus rien à faire.
Il serait agréable de penser qu'après une très longue conférence, vous pouvez penser à vous détendre. Malheureusement, ce n'est pas le cas : votre travail n'est pas encore terminé. Après avoir tout finalisé et fermé les livres, il reste encore des choses importantes à faire, et cela peut parfois prendre des jours ou des semaines. Des questionnaires de retour d'information aux autres mesures du succès de l'événement. Des e-mails de suivi au débriefing avec votre équipe. Il y a beaucoup de travail à faire pour s'assurer que vous savez si votre événement a atteint les objectifs que vous lui avez fixés.